L’optimisation des processus documentaires du secteur public est un mouvement qui se renforce mais qui reste néanmoins plus ou moins mature selon chaque administration. Si les efforts se sont souvent concentrés ces dernières années sur la dématérialisation des documents entrants (soit par le biais de la numérisation, soit en incitant à la réception de documents numériques) et sortants (réponse en pièce jointe par mail, espace en ligne de téléchargement de documents….), la priorité est désormais à l’optimisation du traitement de ces documents en interne afin d’éviter la re-matérialisation entre la réception et la diffusion. L’automatisation des étapes de la validation des documents et la mise en place d’une traçabilité fiable revêtent un caractère très important : l’atteinte de ces objectifs se concrétise en particulier par l’activation de workflows. En effet, 82% des décideurs du secteur public interrogés dans le cadre du Programme FLOW de MARKESS, dédié à la dématérialisation et à la gestion des processus documentaires, affirment avoir des besoins dans ce domaine.

Ce besoin des décideurs du secteur public en faveur de workflows est plus prononcé que celui des décideurs travaillant au sein d’entreprises privées (banque/assurance, industrie, distribution/commerce, opérateurs…). Face à ce besoin affiché, près d’un décideur sur deux du secteur public avance être déjà équipé et plus d’un tiers d’entre eux le prévoient d’ici 2018. Différents métiers sont concernés avec notamment par ordre de priorité la relation usager, la gestion financière, la gestion des ressources humaines et gestion de la production, la gestion des achats.

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Dans le cadre d’un programme dédié, MARKESS analyse en continu les pratiques, les besoins et les tendances associés à la gestion des processus documentaires avec le digital au sein des organisations (y compris celles du secteur public).

Quelques-unes de ces données sont distillées dans son e-Book

« Gérer les processus documentaires à l’ère du digital »

Alertes Secteur Public & Digital N°9 – Vol.14