Le secteur public s’est mis en mouvement, depuis quelques années déjà, pour dématérialiser ses documents et procédures : factures, paiements, courriers, demande d’actes d’Etat-Civil, documents métiers spécifiques… Les chantiers sont lancés avec de belles réalisations. Dans la continuité de ces initiatives prometteuses, l’heure est désormais à l’optimisation : mais qu’en est-il réellement ?

Bilan des projets conduits ces dernières années : une multiplicité de solutions

Dans le cadre du programme FLOW* de MARKESS, 30 décideurs du secteur public se sont exprimés quant à l’optimisation de leurs processus documentaires avec le digital. 97% d’entre eux confirment que ces processus méritent d’être optimisés. Parmi les raisons avancées comme bloquantes, ces décideurs rejoignent ceux des autres secteurs aussi interrogés (banques/assurances, industries, distribution/commerce, opérateurs) en plaçant en première place la contrainte liée à la multiplicité des solutions utilisées et non connectées entre elles. Ce constat est le fruit de projets d’optimisation documentaire morcelés, conduits ces dernières années sans concertation au plus haut niveau des administrations pour envisager une stratégie commune. Les organisations publiques se retrouvent donc très souvent avec des solutions de dématérialisation déployées en silos (par métier) et qui ne communiquent pas entre elles, ne facilitant pas l’automatisation de bout en bout de la chaîne d’une procédure. Autant dire que les bénéfices de la dématérialisation sont difficiles à valoriser dans ces conditions !

Un manque de ressources pour porter ces projets

Les décideurs du secteur public se distinguent néanmoins des autres secteurs d’activité interrogés par un manque de ressources à affecter à ces projets et plus précisément par un manque de compétences sur ce sujet. Si les conditions budgétaires actuelles du secteur public ne sont pas au beau fixe (et peuvent en effet potentiellement impacter ces projets), ce sont particulièrement les besoins en compétences qui sont pointés du doigt par ces décideurs. Au-delà de l’aspect technique inhérent à ces projets, feraient-ils également allusion à des compétences de conduite du changement, d’innovation dans les procédures, de gestion des connaissances ou de mise en place d’une stratégie digitale des processus documentaires pour véritablement entraîner l’ensemble de l’organisation dans cette évolution et ainsi être capable de tirer tous les bénéfices tant souhaités ?

* Dans le cadre du programme FLOW, MARKESS analyse en continu les pratiques, besoins et tendances associés à la gestion des processus documentaires avec le digital au sein des organisations (y compris celles du secteur public). Quelques-unes de ces données sont distillées dans son e-Book « Digital & Transformation des Processus Documentaires – Tendances 2015 ».

Alertes Administration Numérique N°9 – Vol.13