La communauté de communes du pays de Quimperlé a réalisé, comme bon nombre de collectivités locales, la dématérialisation de sa chaîne financière et a dressé une liste des actions pour conduire ce changement, une liste utile aux petites communes qui la composent.

Les problématiques qui les interpellent concernent notamment :

- Le logiciel financier et son adaptation : la DGFIP a réalisé un travail en amont pour que tous les éditeurs adaptent leur solution. Cette problématique est donc résolue. Les collectivités peuvent néanmoins faire quelques ajustements comme un changement de version, l’achat d’un serveur supplémentaire ou une licence illimitée pour l’installer au sein de plusieurs services.

- La dématérialisation des pièces justificatives : la numérisation des pièces justificatives requiert un ajustement en interne quant aux services en charge de la numérisation et au plan de classement pour ces nouveaux documents dématérialisés afin de faciliter leur recherche.

- L’adaptation de la bureautique : la manipulation de documents numérisés invite à revoir d’une part les photocopieurs/scanners et de l’autre, les méthodes de lecture des documents à l’écran (1 ou 2 écrans).

- L’acquisition d’outils d’OCR pour faire gagner du temps dans la saisie des informations des factures dans le logiciel financier apparaît comme un choix incontournable pour les collectivités avec de gros volumes de documents.

- L’équipement en solutions de workflow et de signature électronique : une dématérialisation complète est l’étape ultime pour tirer tous les bénéfices de ce type de projet ; c’est pourquoi des solutions permettant de gérer la circulation des documents jusqu’à leur signature s’avèrent indispensables.

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Source : lagazettedescommunes.com

Alertes Administration Numérique N°4 – Vol.13