Les différentes étapes du processus de la commande publique (remise des offres, notification des marchés, facturation…) se dématérialisent progressivement avec des initiatives en croissance. Voici 4 exemples de réussites :

- une agence d’architectes qui s’est équipée d’une solution de parapheur électronique pour recueillir les signatures de ces partenaires lors de groupements de commandes, en validant bien l’authenticité des certificats et leur conformité aux règles relatives au référentiel général de sécurité ;

- le conseil général de la Sarthe qui notifie tous ces marchés en mode dématérialisé (courriers aux entreprises attributaires, aux candidats non retenus, ou encore mises au point de marchés). Les bénéfices sont nombreux selon la chef du service commandes et achats publics : simplification des procédures, gain de temps et de surface de stockage, économies réalisées, sécurité liée à la traçabilité et à l’horodatage ;

- le premier bailleur social des Vosges (Vosgelis) a devancé la contrainte réglementaire (textes pour rendre la facturation électronique obligatoire dans les marchés publics) en mettant sur pied un dispositif d’autofacturation électronique. La facture est générée automatiquement par le système informatique ;

- la ville de Paris se dote d’un portail fournisseurs qui leur permettra de suivre leurs factures et leurs paiements auprès de la collectivité. Il leur donnera également accès à l’ensemble des documents qui les concernent (factures, bons de commande), ou encore la possibilité de modifier leurs coordonnées (RIB, adresse). Autre point positif, il est consultable depuis les terminaux mobiles (smartphones, tablettes…). La ville prévoie ainsi 250.000 euros d’économies de papier et d’affranchissement sur la mandature.

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Exemple de la ville de Paris

Source : lemoniteur.fr, decision-achats.fr

Alertes Administration Numérique N°9 – Vol.12