Dans le cadre de sa dernière étude « Archivage & conservation de contenus numériques« , plus d’un décideur sur deux du secteur public juge que son administration est peu mature en matière d’archivage de contenus numériques. Malgré tout, la majorité des décideurs du secteur public interrogés semblent se pencher sur la question, 65% d’entre eux annonçant des projets à venir d’ici 2016 ou à plus longue échéance. La nature des contenus numériques concernés est très variée :

  • Les documents de la chaîne achats-finances se démarquent particulièrement avec plus de 42% des décideurs ayant porté leur premier projet d’archivage numérique en faveur de cette nature de contenus. Ainsi, les documents en pointe d’ici 2016 pour l’archivage numérique sont les appels d’offres, les bons de commande et les factures (plus de 40% des décideurs) ;
  • Les documents associés à la gestion des ressources humaines figurent en seconde position des projets d’archivage numérique : d’ici 2016 seront privilégiés les bulletins de paie et les contrats de travail pour plus de 45% des décideurs ;
  • Enfin la diversité des missions du secteur public conduit à l’archivage de documents issus de métiers bien spécifiques à chaque administration : les documents associés à la santé (dossiers patients), associés au fonctionnement des administrations (délibérations, règlements intérieurs, contenus réglementaires, comptes-rendus…) ou encore à l’aide sociale par exemple.


Pour la mise en oeuvre de ces projets, les décideurs du secteur public sont confrontés à des problématiques réglementaires très fortes, spécifiques à ce secteur, qui ralentissent souvent l’avancement des projets par crainte de ne pas satisfaire aux exigences requises. Dans cette continuité, parmi les 3 critères décisifs présidant au choix d’une solution d’archivage de contenus numériques, le secteur public se distingue des autres secteurs d’activités en plaçant en tête « les normes, certifications, labels et agréments reçus par la solution ».

Un projet de loi relatif au Patrimoine est en préparation : il comprend un volet sur l’archivage numérique. Alors que la législation en vigueur est basée sur la notion de documents papier, la nouvelle loi devrait instaurer la notion de données afin de dissocier le support du contenu. Ce nouveau texte va également instaurer la mutualisation des archives définitives, des sanctions pénales en cas d’externalisation chez un prestataire non agréé ou d’externalisation d’archives définitives.


Alertes Administration Numérique N°4 – Vol.12