Les premières initiatives d’archivage électronique au sein de collectivités locales permettent de tirer les premiers enseignements quant à la conduite de ces projets, même si le climat général laisse encore prévaloir un manque d’acculturation de la plupart des organismes publics et des habitudes encore trop souvent calquées sur les pratiques « papier ». L’Agence Landaise pour l’Informatique (Alpi) est actuellement la seule entité publique locale homologuée tiers archiveur par le service interministériel des archives de France (SIAF). Le syndicat préconise d’ailleurs d’anticiper l’archivage électronique en amont des projets de dématérialisation de documents, au risque de perdre la trace de certains échanges (paye, données comptables, contrôle de légalité, marchés publics…). Il est rappelé que l’archivage ne concerne pas uniquement le document mais aussi toutes les données descriptives, techniques relatives à un flux (horodatage, accusé de réception…).

La mise en place de véritables projets d’archivage électronique représente en effet un chantier de grande ampleur avec des contraintes telles que deux salles informatiques distantes sur des sites distincts sécurisés, agrément du SIAF, règles de conservation de la valeur probante, contrôles garantissant l’exploitabilité des données, etc. Ce vaste chantier pose la question du niveau de mutualisation pertinent pour porter ces projets au bénéfice d’un ensemble de collectivités. Enfin, les collectivités déplorent le manque d’anticipation de l’Etat pour archiver les données des téléservices qu’il met en place avec elles (télérecours, téléservice sur la déclaration des enfants en danger…).

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MARKESS et l’archivage électronique : extraits d’études

Source : localtis.info

Alertes Administration Numérique N°8 – Vol.11