Le Conseil Général de Seine Maritime (CG 76) manipule de plus en plus de données numériques. Depuis 2009, il a lancé un projet de gestion du cycle de l’information en accordant sa confiance au consortium Bull-EMC. Plutôt que de mettre en œuvre des solutions de GED propriétaires selon une approche « directions métiers », et afin d’éviter de créer des silos de données, le CG 76 a privilégié une approche transversale reposant sur un référentiel unique. Ce référentiel supportera à terme toutes les applications. Le projet consiste donc à la fois à refondre l’infrastructure de stockage (avec notamment le déploiement de EMC SourceOne pour archiver le contenu de 6 500 boîtes aux lettres) et à mettre en place un socle documentaire reposant sur les technologies Documentum. Le développement d’applications pilotes a été réalisé dans un premier temps sur la partie finances et aides sociales. Les bénéfices attendus sont d’améliorer la conservation des documents numérisés, de valoriser le patrimoine culturel et de dématérialiser les processus métiers.

Ce retour d’expérience a fait l’objet d’un témoignage lors du Cercle de l’Administration Numérique du 17 janvier 2012 organisé par MARKESS International. Au cours de cet événement ont été évoqué les points suivants :

- Ce projet se justifiait pour réduire les volumes d’une information exponentielle notamment dans le domaine social (gestion des dossiers de l’APA et du handicap) mais aussi pour sécuriser l’information (exemple des pièces de marchés susceptibles de faire l’objet de preuves dans le cas d’interrogations sur les conditions de mise en concurrence) ;

- Les documents papier sont également intégrés aux dossiers électroniques des bénéficiaires grâce à la numérisation (numérisation de masse avec une chaîne technique ou acquisition manuelle avec scanner) ;

- L’architecture est composée de 3 grandes parties : les documents d’utilité courante, les archives intermédiaires et les archives définitives ;

- Un tel projet implique la définition de règles de gestion pour chaque document au sein d’espaces documentaires définis (définition d’un référentiel de données et documentaire) ainsi que des connecteurs vers les applications métiers (web services, développement spécifique…) ;

- Les acteurs sont à la fois la DSI, les métiers relatifs au « social » qui sont très impliqués car ils ressentent les enjeux au quotidien mais aussi le correspondant informatique et libertés et la direction juridique pour s’assurer de la conformité avec la loi ;

- La gestion électronique de documents a vocation à conserver des documents finalisés avec une valeur probante. Lors de l’élaboration de documents en mode collaboratif, c’est la solution Sharepoint de Microsoft qui gère les processus. Les documents ayant une valeur patrimoniales pour le CG 76 peuvent être déversés dans la GED ;

- Concernant la gestion des messages électroniques, les principes suivants ont été actés mais ne sont pas encore mis en œuvre : une charte valide le fait que le contenu des e-mails est une information « d’entreprise » tout en tolérant un usage personnel à condition que ces derniers soient classés dans un dossier spécifique clairement mentionné. Pour les e-mails avec un contenu « d’entreprise », il a été mis en place une solution de déduplication. Au bout de 120 jours, le processus de déduplication s’applique a chaque e-mail qui sera supprimé au bout de 5 ans, sauf si l’agent décide qu’il faut le conserver dans la GED. 75% des espaces de stockage peuvent ainsi être réduits ;

- La consultation comprenait 2 volets : l’infrastructure de stockage existante étant à bout de souffle et coûteuse à maintenir, la révision de celle-ci a été estimée à près de 1 ME (passage SAN, gains sur le stockage avec la déduplication…) avec un ROI, vite démontré, de 3 à 4 ans. Pour la partie logiciel GED, intégration et développement, elle se chiffre également à environ 1 ME avec un ROI plus difficile à démontrer (car ce sont des domaines touchant aux processus organisationnels et à la productivité).

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