Processus documentaires : de forts besoins en workflow du secteur public

L’optimisation des processus documentaires du secteur public est un mouvement qui se renforce mais qui reste néanmoins plus ou moins mature selon chaque administration. Si les efforts se sont souvent concentrés ces dernières années sur la dématérialisation des documents entrants (soit par le biais de la numérisation, soit en incitant à la réception de documents numériques) et sortants (réponse en pièce jointe par mail, espace en ligne de téléchargement de documents….), la priorité est désormais à l’optimisation du traitement de ces documents en interne afin d’éviter la re-matérialisation entre la réception et la diffusion. L’automatisation des étapes de la validation des documents et la mise en place d’une traçabilité fiable revêtent un caractère très important : l’atteinte de ces objectifs se concrétise en particulier par l’activation de workflows. En effet, 82% des décideurs du secteur public interrogés dans le cadre du Programme FLOW de MARKESS, dédié à la dématérialisation et à la gestion des processus documentaires, affirment avoir des besoins dans ce domaine.

Ce besoin des décideurs du secteur public en faveur de workflows est plus prononcé que celui des décideurs travaillant au sein d’entreprises privées (banque/assurance, industrie, distribution/commerce, opérateurs…). Face à ce besoin affiché, près d’un décideur sur deux du secteur public avance être déjà équipé et plus d’un tiers d’entre eux le prévoient d’ici 2018. Différents métiers sont concernés avec notamment par ordre de priorité la relation usager, la gestion financière, la gestion des ressources humaines et gestion de la production, la gestion des achats.

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Dans le cadre d’un programme dédié, MARKESS analyse en continu les pratiques, les besoins et les tendances associés à la gestion des processus documentaires avec le digital au sein des organisations (y compris celles du secteur public).

Quelques-unes de ces données sont distillées dans son e-Book

« Gérer les processus documentaires à l’ère du digital »

Alertes Secteur Public & Digital N°9 – Vol.14

Chorus Pro : une obligation qui n’est pas perçue positivement par tous les fournisseurs

L’obligation de passer à la facturation électronique pour l’ensemble des entreprises contractant avec l’Etat s’étale d’ici 2020 selon leur taille. Les TPE/PME ne perçoivent cependant pas le choc de simplification annoncé au travers de cette mesure., la facturation électronique les contraignant à mettre en place des mesures coûteuses.

Les factures pourront être transmises au portail Chorus Pro selon différents formats : PDF signé ou pas, flux dématérialisés, saisie direct de la facture dans le portail… Chacun de ces modèles obligent à des adaptations en interne chez les fournisseurs avec pour les PME/TPE ces deux modèles privilégiés :

- Pour le PDF non signés obligeant de mettre en place une piste d’audit fiable : opter soit pour un logiciel métier capable de gérer les flux dématérialisés, soit pour un service d’audit.

- Pour les PDF signés  : utiliser un logiciel le permettant et effectuer le paiement annuel d’un certificat reconnu par le RGS (référentiel général de sécurité).

Pour éviter ces frais récurrents, il reste la double saisie des données (dans leur logiciel interne et dans le portail Chorus Pro).

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Source : Silicon

Alertes Secteur Public & Digital N°9 – Vol.14

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Collectivités et open data : une obligation réglementaire imminente

L’adoption de la loi pour une République Numérique est imminente (fin septembre 2016) et va instaurer l’obligation par défaut de la publication des données des collectivités locales de plus 3 500 habitants. Cette nouvelle réglementation adresse 5 000 collectivités en France. Afin de les accompagner et de favoriser l’amplification du mouvement, l’Etat a conscient qu’il est nécessaire de leur proposer des ressources et des méthodes : c’est l’association Open Data France qui a été missionnée à ce sujet. Trois pistes sont d’ores et déjà identifiées : définir un socle de jeux de données, limité mais publiable par toutes les collectivités dans un format standard en utilisant notamment les données que transfèrent déjà des collectivités aux services de l’Etat, élaborer des supports pédagogiques à destination des différents publics concernés (agents, techniciens, élus…), aider à structurer une offre de formation sur l’open data. Les conseils régionaux et départementaux sont également susceptibles d’apporter leur aide.

Les données géographiques sont quant à elles régies depuis 2007 par la directive INSPIRE obligeant les collectivités à publier leurs données géographiques sur internet. Il s’avère néanmoins que les collectivités françaises sont en retard également dans ce domaine.

Enfin, l’association Open Data France organise les premiers trophées de l’open data pour les territoires en novembre prochain. L’occasion de récompenser les premières initiatives françaises, tant sur le plan de la création de portails, de la standardisation, du volume de publication, de l’enrichissement des données, de l’animation des acteurs, de la formation ou de la gouvernance.

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Données géographiques

Trophées de l’open data

Source : La Gazette des Communes,

Alertes Secteur Public & Digital N°9 – Vol.14

Ministère des Finances : le projet de SIRH unique pointe des retards et des surcoûts

Après Louvois, l’ONP et SIRHEN, c’est au tour de SIRHIUS du Ministère des Finances d’être sous les feux de la critique de la Cour des Comptes. Les grands projets ministériels ne sont décidément pas évidents à déployer dans les conditions prédéfinies lors de leur lancement. SIRHIUS a vocation à devenir l’application unique de gestion des ressources humaines des différentes directions des ministères économiques et financiers. Celle-ci devra assurer la gestion administrative des agents, la gestion du temps de travail et des absences et la pré-liquidation de la paie. Les bénéfices escomptés sont : un regroupement des services RH des directions du ministère dans une dizaine de centres de services (CSRH), une baisse des coûts de maintenance informatique et des économies de fonctionnement.

Sont pointés du doigt :

- un surcoût de 23% lié à des problèmes techniques par les montées en versions successives du progiciel HR Access,

- les compétences réparties entre plusieurs directions : le secrétariat général assume la maîtrise d’ouvrage stratégique, la DGFiP et sa « mission SIRHIUS » se chargent de la maîtrise d’ouvrage opérationnelle et de la maîtrise d’œuvre du projet. Quant aux directions métiers, elles conservent la maîtrise du calendrier de déploiement du projet, ainsi que les modalités de mise en œuvre de leurs CSRH,

- Un retard dans les déploiements.

Bercy mesure néanmoins à la clé un gain de 569 ETP ou équivalents temps plein (soit 32,9 millions d’euros en 2020).

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Source : Silicon

Alertes Secteur Public  Digital N°9 – Vol.14

Chicago : une initiative smart city hors des sentiers des géants

Un collectif dénommé « array of things » s’est organisé à Chicago pour proposer des services faciles d’appropriation par les habitants, les associations et les universitaires. Car l’enjeu est bien de remettre la smart city entre les mains des usagers plutôt qu’entre les mains des géants du domaine. Le projet consiste à installer des capteurs environnementaux dans les artères de la ville pour alimenter en temps réel une base de données géante, accessible à tous gratuitement. Alors que 42 stations sont déjà installées, il est prévu d’en déployer 500 d’ici 2018. Ces capteurs ont comme vocation de « mesurer l’activité et l’environnement de la ville, pas de surveiller les humains ». Une politique ambitieuse de protection des données personnelles est associée au projet. Parmi les indicateurs mesurés sont notés la température, l’humidité, le volume sonore, les vibrations, la qualité de l’air, le trafic piéton et automobile. Afin que d’autres villes s’emparent de telles initiatives, un kit du projet sera publié (architecture des stations, code des logiciels utilisés et ressources en open data).

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Source : Usine Digitale

Alerte Secteur Public & Digital N°9 – Vol.14

La sécurité informatique des collectivités : un enjeu de taille

Face à la numérisation croissante des documents et processus des collectivités, la sécurité est devenue un enjeu majeur mais malheureusement encore trop souvent délaissée. Le dernier rapport du Clusif (Club de la sécurité de l’information française) pointe du doigt le manque d’attention des collectivités sur ce sujet. De grandes disparités sont observables, les communautés de communes étant le profil le plus en retard. Si la formalisation de politique de sécurité est plutôt bien mise en oeuvre, les budgets informatiques dédiés sont constatés constants ou à la baisse. Les moyens budgétaires sont donc incriminés mais aussi les compétences internes insuffisantes et l’implication moindre des services au-delà de la DSI. Pourtant le rôle de la direction générale et des élus semblerait clé. Les domaines de la sécurité à améliorer sont la gestion des habilitations, la gestion des accidents naturels (incendie, inondation…), la sécurité des postes mobiles (tablettes…).

A l’image du Département de la Manche, la sécurité est abordée en mutualisant le logiciel de gestion des événements : contrôle des logs dans une perspective de conformité réglementaire, analyses post-incidents, visibilité permanente sur les opérations.

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Cas du Département de la Manche

Source : Localtis, CIO

Alertes Secteur Public & Digital N°9 – Vol.14